#порада від профі

Спікер на івент: де знайти, як домовитися та що робити далі

Професійна організаторка, консультантка, засновниця івент-агенції MAST event Мар'яна Сухнацька розказала нам, як знайти, обрати та запросити спікера на некомерційний захід.
ПОШУК

Хто вони – спікери семінарів, конференцій, тренінгів?

Здібний промовець – це людина харизматична, публічна, комунікабельна, яка добре розбирається в тому, про що говорить. Часто спікерами виступають ті, чия робота теж пов'язана з людьми – директори, працівники HR сфери, маркетологи.

Коли для вашої події потрібен спікер, у першу чергу:
Подумайте над темою виступу.
Які основні думки має донести спікер до цільової аудиторії та в якій сфері бути обізнаним?
Пошукайте в інтернеті.
Які компанії або громадські організації працюють у потрібній вам сфері, які з них вам відомі, звідки ви про них знаєте. Можливо, із компанією у вас асоціюються певні люди? Або ви згадуєте людину, що вже виступала із подібної теми на інших заходах? Складіть список із тих, кого ви обрали.
Пошукайте людей зі складеного списку у соціальних мережах.
Вони десь виступали нещодавно? В яких заходах брали участь? Як активно вони пишуть про теми, які вас цікавлять? Це може бути важливим критерієм відбору.
Далі попрацюйте зі списком: відсійте тих, хто не викликає у вас довіри та виділіть тих, кому будете писати в першу чергу. Треба мати кілька варіантів спікерів, адже хтось із них може відмовитися.
ПЕРШИЙ КОНТАКТ
Як краще – телефонувати чи писати? На це питання немає однозначної відповіді. Ви можете зателефонувати, а людина зайнята на той момент, можете написати – лист потрапив у спам. Останнім часом більш популярними і зручними для цього стають соціальні мережі, бо є можливість бачити, чи переглянув адресат ваше повідомлення. Але якщо вас немає один в одного у контактах, є ризик, що ваше повідомлення загубиться у запитах на переписку.

Спосіб зв'язку залежить від: віку спікера, його соціальної активності, наявності точок контакту (можливо, ця людина є у вас у друзях у соціальній мережі). Зрештою, і від доступного вам зараз способу.

Потрібно переконатися, що адресат отримав повідомлення, але при цьому не перестаратися. Не потрібно писати лист, який знов дублюєш у всіх соціальних мережах, а потім і телефоном.

Якщо у вас є mail – чудово, можна почати з нього. Що писати:
Представтеся – як вас звати, яку організацію чи ініціативу представляєте.
Кілька слів про те, чому ви пишете: що організовуєте, коли планується подія, які теми будуть обговорюватися. Якщо ви знаєте, що ваш адресат виступав на дотичні теми – зазначте це.
Повідомте, що хочете запросити спікера на вашу подію. Запропонуйте зустрітись і обговорити його виступ.
Залиште свої контакти, щоб адресат міг швидко з вами зв'язатися.
Якщо ви не отримали відповідь протягом доби, наступного дня можете зателефонувати (звісно, якщо маєте номер):
Коротко представтесь – ім'я та організація
Уточніть, чи має можливість людина зараз говорити
Якщо ні, уточніть, коли можна зателефонувати.
Якщо так, коротко розкажіть про ваш захід, скажіть, що ви вже відправили інформацію на e-mail (можете зазначити, коли саме). Також уточніть, чи людина бачила ваше повідомлення. Зазначте, що хочете зустрітись та обговорити можливість виступу на заході.
Якщо починаєте із дзвінка, у розмові скажіть, що відправите на пошту детальнішу інформацію. Це варто зробити одразу після дзвінка.

Якщо у вас немає ані пошти, ані телефону – пишіть в LinkedIn чи Facebook. Зрештою, із соціальних мереж можна почати розмову, якщо ви знаєте, що людина тут активна, а тим більше, якщо вона є у ваших контактах.

Тут повідомлення коротші, можна почати з діалогу:
Привітатись, представитися, сказати, що ви організатор конкретної події і що хотіли б поспілкуватись про участь адресата у івенті
Спитати, як зручніше спілкуватись – можливо, вам дадуть номер телефону, чи напишуть мейл, чи попросять розказати про подію
Якщо ви вже відправляли e-mail і не отримали відповіді, а телефону не маєте, ви також можете написати у соцмережах. Тоді достатньо представитись, зазначити, що ви надсилали лист, і спитати чи ваш спікер бачив цей лист.

Основне завдання будь-якого першого контакту –
домовитись про зустріч щодо обговорення участі спікера.
ЗАВДАННЯ НА ЗУСТРІЧ
Розкажіть детально про вашу подію – яка її мета, скільки учасників ви плануєте бачити, хто вони (вік, статус, професія), хто ще виступатиме (якщо вже знаєте).

Запитайте співрозмовника, чи буде йому цікавою така подія та як він бачить свою участь.
ЧИМ МОЖЕ БУТИ ЦІКАВА УЧАСТЬ В ІВЕНТІ?
Цільова аудиторія
Велика кількість, активні люди, учасники, що цікавляться тематикою, з якою працює ваш спікер – чудове місце для директора чи HR-спеціаліста пошукати собі працівників.
Представлення своєї компанії
Гарна нагода для маркетолога, який шукає партнерів чи клієнтів.
Зустріч з іншими спікерами
Можливість знайти клієнтів чи партнерів, зустріти друзів.
Самопрезентація
Чудова мотивація для людей, які розвивають свій особистий бренд. Завдяки вашому заходу про цю особистість дізнається більше людей.
Соціальний вплив
Можливість долучитись до корисного та впливового проекту, змінити чийсь світогляд, навчити.
Також ви можете пропонувати безкоштовні місця на заході для співробітників, знижки для клієнтів спікера, зустріч-тренінг для спікерів напередодні вашого заходу, де будуть корисні поради щодо публічних виступів, що допоможуть промовцю краще підготуватися, фото- або відеозйомку спікера під час його виступу, яке він зможе використовувати для себе.
Яка мотивація буде у вашого спікера, щоб долучитись до події, ви можете лише здогадуватись. Тому при зустрічі важливо, щоб говорили не тільки ви, а і ваш кандидат. Запитайте, чим ця людина може поділитись, що хотіла б розповісти.

Перше особисте знайомство має вам підказати, чи ви все ще бачите цю людину спікером. Може статись так, що з розмови ви зрозумієте, що це не та людина. У цьому випадку запропонуйте їй інший варіант залучення до події: підтримати ваш захід інформаційно, матеріально, взяти участь у круглому столі чи дискусії, стати координатором робочої групи.

Якщо ж спікер вам підходить, запропонуйте йому тему, яку ви планували. Обговоріть, про що конкретно говоритиме промовець, висловіть свої очікування – які ключові повідомлення ви б хотіли донести. Зазначте, хто ще буде виступати і про що говоритимуть ці люди. Адже важливо, щоб те, про що говорять різні спікери, було пов'язане, але не дублювалося.

На першій зустрічі все може бути проговорено зовсім коротко. Важливо, щоб ви обговорили бачення вашої спільної роботи у підготовці, узгодили часові рамки:
Як можна продовжити комунікацію? Дуже бажано надіслати підсумок зустрічі зі своїми очікуваннями на пошту. Або якщо спікер повинен надіслати короткі тези доповіді/презентацію – це добре для вас, але спікери не завжди мають на це час. Або будуть ще зустрічі. Бажано провести зустріч чи відеодзвінок напередодні заходу, коли ви вже будете знати, хто виступатиме, про що буде говорити, які очікування в учасників. Тоді ви зможете детально обговорити зв'язки між різними темами.
Тут також важливо розуміти межі – спікер не ваш підзвітний і контролювати наперед все, про що він буде говорити, вам не вдасться. Тим не менш, варто докласти зусиль для того, щоб ваші очікування та основні меседжі були почуті та враховані.
Зустріч для всіх спікерів напередодні заходу ідеально провести за 2-3 тижні. Це буде актуально, якщо спікерів багато. Переваги для них – познайомитись і поговорити ще до заходу, коротко розповісти свою лекцію та отримати фідбек.
Якщо до зустрічі з майбутнім спікером ви не придумали для нього теми, розкажіть, які теми загалом підніматимуться на вашому заході, і спитайте, про що дотичне він міг би розповісти. Якщо ж тематика йому зовсім далека, ви можете запропонувати модерацію івенту, інші види залучення чи участь у наступному заході.

Якщо фізична зустріч неможлива, усі питання можна обговорити за допомогою відеодзвінка.

Також важливо обговорити:
Заміну спікера на випадок форс-мажору – кого він може порадити зі своїх колег, наприклад, у випадку хвороби.
Кому належать матеріали виступу промовця – чи можете ви поширювати презентації, записані відео.
Вирішення додаткових питань спікера – чи може, наприклад, бути присутньою його дитина?
СЕРВІСИНГ – ДО, ПІД ЧАС, ПІСЛЯ:
До заходу
Будьте на зв'язку з обраними та потенційними спікерами. Розповідайте їм новини підготовки: хто ще буде, які теми додаються, які очікування в учасників та інше. Повідомляйте новини коротко, нагадуйте, що ви є і дуже чекаєте на участь спікера, проте не набридайте і не забирайте надто багато часу. Комунікація має бути зручна і для вас, і для промовця.
Під час заходу
Запросіть спікера відвідати попередні лекції та спілкуйтеся за кавою. Після виступу вручіть диплом-подяку чи подарунок, такий як квіти або брендовані продукція заходу.
Після івенту
Напишіть лист-підсумок. В ньому подякуйте за участь, скопіюйте позитивні відгуки від учасників, а якщо були негативні – напишіть їх коротко у форматі фідбеку чи побажань. Якщо у вас є відео зі спікером – надішліть і його. Можна зберегти відео з усіх виступів та поширити серед усіх спікерів. Також варто надіслати фото із промовцем та окремо фото зі всього заходу. Завершіть лист позитивом і з побажанням подальшої співпраці.
Мар'яна Сухнацька
Професійна організаторка та консультантка.
Засновниця івент-агенції MAST event
Допомога з пошуком спікера не входить у формат pro bono, адже спрямована не на розвиток самої громадської організації. Тому сподіваємося, що ця стаття допоможе вам самостійно знайти спікера для івента.

Але якщо вашій організації потрібна підтримка у будь-якій професійній сфері, заповнюйте заявку і ми з вами зв'яжемося.